補習班管理系統這麼多? 到底要選哪一個呢?

一個經營完善的補習班一定要有一套好用的補習班管理來輔助補習班大大小小繁雜的事務。

打開google搜尋補習班管理系統,有不下數十家的搜尋結果,那到底要怎麼選擇適合自己補習班的管理系統呢? 以下給大家七個建議當作挑選補習班管理系統的參考。

一、報名完成即自動生成學生資料、班級資料以及收費金額是基本

學生資料在補習班管理來說是經手過最多人,因此也最容易出錯。從櫃檯報名完成之後,由老師建檔學生資料、班級資料及加價項目,最後再由會計部統一開出繳費單,之間的過程中,只要其中一位經手人漏掉了,或是不小心出錯,那麼最後的結果就可能會收錯金額影響補習班或是家長的權益。因此如果要導入補習班管理系統,這樣功能是絕對不可以或缺的。有些管理系統雖然說上述的功能都有,但就是無法連動處哩,變成還是需要一個一個資料的去key in,那麼特別花錢導入管理系統的意義就不大了。

二、 輕鬆管理班級事務、親師聯絡,減輕老師沉重的負擔

一個老師可能要同時管理多個班級,多位學生。每天都有Key不完的教學日誌、寫不完的學生聯絡簿及Call不完的電話,導致許多老師都必須不停的加班把工作趕完,因為留到明天也只會增加更多的行政作業。好的補習班系統可以讓老師於系統中直接做點名的動作,查看學生的請假事項以及家長的特殊委託,並且利用系統隨時編輯教學日、親師聯絡、到班通知、接送通知、繳費通知以及問卷調查,即時發送給家長供家長隨時追蹤孩子狀況,老師的負擔減輕了,終於有更多的時間用心教學,提供更好的教學品質予學生。

三、一個有效且能一目暸然追蹤的招生系統

招生的好壞與否,直接牽動到補習班的生存命脈,像現在資訊爆炸的年代,家長或學生上Google搜尋補習班,可能會有許多家不同的補習班可以去比較、比價。因此如果沒有密切的追蹤關心,那很可能學生就被其他更用心的補習班給撈走了。學生資料來源哪裡來? 是否有人員聯繫過了? 是否有預定時間試聽呢? 試聽完是否有工作人員再次關心詢問? 這些都是很重要且必須去做得事情,不過一般老師們的工作內容都很繁重,所以真的很容易就忘記或是漏掉了,如果補習班管理系統有內建追蹤功能,讓老師們一目暸然下一步該怎麼做,那麼就更容易能招到學生。

四、快速繳費、收費,報表隨時更新,帳務管理一把罩

財務管理一直都是一個補習班最困擾的事情,每個班級、每個項目、每個學生收費內容均不相同,每一筆都自己key in的話,很難保證不會出錯,如果能由系統自動生成,將繳費單直接列印出來,或是傳送至家長的手機通訊軟體,由家長直接線上刷卡繳費或至便利超商繳費,這樣不只省時,還可以讓家長非常方便繳費,減少呆帳的發生。管理系統也應該能隨時顯示當期的報表,讓經營管理者能夠輕易地關心補習班目前經營的狀況,才能調整經營的方針,讓補習班更活絡。

五、學生的安全,是父母最關心的事情

現在的社會不似以前單純純樸,社會上布滿的誘惑及危險,但是大部分的家長又因為忙於工作,無法親自接送孩子,必須讓孩子自己從學校到補習單去上課。父母在為孩子選擇補習班的時候,有沒有良好的學生到校通系統及家長-補習班順暢的溝通渠道,這一部分一定會列為優先考量,因此一個好的補習班管理系統一定要擁有健全的學生安全管理以及家長聯繫系統,而對一個補習班來說擁有這樣的系統不僅僅是幫自身形象加分,也是未來必須要增加的功能之一。

六、經營管理者專區,忙碌的管理者在乎的只有結果

補習班的經營管理者經常要同時管理多個分校,或是在外奔波,他們沒有時間一一去看細小的事物或是數據,反之,他們需要的是隨時能掌握統計過後的數據與結果。因此如果補習班分校多且事務龐大的話,就需要有一個系統專區,專屬於經營管理者,可以隨時查看各個分校的經營狀況,數據資料及學校的當日報表及損益表,讓經營管理者即使一心多用,人在外地,也能同時掌握補習大小事。

七、專屬形象很重要,補習班也該品牌化

現在補習班這~麼多間,補習班的行銷手法也開始產生了變化,以前都是在門口貼上升學榜單來招攬學生,但是現在漸漸變成將老師及補習班當作一個自有品牌來經營。品牌形象經營得好,一個班級上百學生的都大有人在。因此,對於補習班來說,建立自己得專屬形象,並且品牌化是勢在必行的。即使是一個小小的補習班,但如果能夠擁有自己的專屬網站以及自己的手機App,那麼就會讓家長覺得補習班很用心的在經營,因而更信賴補習班。

結論

上面洋洋灑灑的講了七大點如何挑選補習班管理系統,我們就來看看市面上比較知名的補習班管理系統有擁有那些功能來為大家做一個總結吧!